Dans tout projet, au début de son exécution, il est toujours indispensable de connaître et maîtriser la situation de départ (d’où on vient etc.) car celle-ci va conditionner toutes les décisions futures : objectifs réalistes, allocation des ressources, choix des méthodes, gestion des risques, suivi de l’avancement, etc. En effet, sans connaissance claire de cette situation de départ, un projet complexe avancera « à l’aveugle », se construira sur des bases instables et multipliera donc les risques. Une manière structurée de maîtriser cette situation de départ est d’identifier et cartographier les processus existants.
Même si un projet est, par définition, une entreprise inédite (donc unique et non répétitive), tout projet s’exécutera au sein d’un système ou d’une organisation qui lui fournira un cadre et donc une situation de départ.
Le fonctionnement de ce système (ou organisation) n’est souvent qu’une simple répétition d’actions récurrentes (ou processus) qu’il faudra d’abord maîtriser afin de pouvoir démarrer le projet dans les meilleurs conditions. Il est en effet nécessaire afin de bien maîtriser (« control ») la « base » que l’on désire améliorer ou sur laquelle on va construire.
Donc, afin de démarrer tout projet dans des conditions optimales, il est opportun qu’une des premières actions entreprise soit la consultation (si elle existe déjà) ou la réalisation (si elle n’existe pas encore) de la cartographie de l’existant. Cette cartographie passera par la description des processus actuels (processus « as is »).
Mais attention, décrire l’existant ne signifie pas s’accrocher à tout prix à celui-ci (càd à ce que l’on connaît). Le but est de simplement de bien le comprendre et le maîtriser afin de pouvoir au mieux le modifier.
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