Comme chef de projet ou comme personne directement impliquée dans sa réalisation, vous serez régulièrement amené à organiser et ensuite mener des réunions souvent très importantes et parfois aussi très difficiles. C’est pourquoi, afin de rendre productives celles qui seront inévitables, il est essentiel de les préparer minutieusement. Dans son nouvel article, Eric Plasman vous offre quelques conseils en la matière.
La première question à se poser est : « Faut-il vraiment une réunion ? » Nous avons en effet tous des agendas surchargés et trop souvent encombrés de réunions inutiles, intempestives et/ou improductives. Il ne faut donc se réunir que si cela aura réellement une valeur ajoutée…
Voici donc quelques interrogations simples et objectives permettant d’évaluer la pertinence de l’organisation d’une réunion :
- La problématique ne nécessite que l’intervention d’une ou deux personnes ?
- Le sujet est simple et factuel ?
- La problématique est tellement urgente qu’on ne peut attendre ?
- L’objectif et le résultat attendu de la réunion ne sont pas clairs et bien définis ?
- Les bons participants ne sont pas disponibles ?
- La réunion n’a pas pu être correctement préparée ?
- Les données nécessaires manquent ?
- Les positions sont très figées et de fortes tensions sont déjà tangibles ?
Si une des réponses est OUI, l’opportunité d’organiser une réunion commence à être discutable.
Il est alors peut-être/probablement préférable de postposer la réunion envisagée quand les toutes conditions seront réunies ou d’envisager un autre mode de communication/concertation/information.
Néanmoins, à côté de justifications purement rationnelles, il peut être utile d’organiser une réunion pour des raisons symboliques et/ou émotionnelles. Le bénéfice est alors de l’ordre de l’ambiance, de l’émotionnel et du climat général (ce qui n’est pas à négliger nous plus).
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